Тайм-менеджмент

— Что ты хочешь?
— Я хочу убить время.
— Время очень не любит, когда его убивают.

Льюис Кэрролл «Алиса в стране чудес»

Термин «Time Management» в прямом переводе с английского означает «управление временем». Конечно, человек не властен над временем: мы не можем ускорять или замедлять его, путешествовать в прошлое и будущее. Но мы можем использовать наше время с максимальной эффективностью. Так, чтобы работать меньше, а успевать при этом больше. Так, чтобы времени хватало не только на все запланированные дела, но и на полноценный отдых.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

  1. Строгий учет времени. Ни для кого не секрет, что для эффективного применения ресурсов, их нужно считать. Мы следим за состоянием нашего кошелька / счета в банке / ведем бухгалтерию своего предприятия (нужное подчеркнуть), понимая, что только финансовый учет позволит сохранить и приумножить наш капитал. Мы следим за состоянием нашего холодильника / кладовки / склада, понимая, что складской учет позволяет управлять запасами, оптимизировать работу. Так почему бы не отнестись к времени, как к ресурсу, и не начать его учитывать? Есть несколько техник хронометража (выбирайте наиболее удобную для себя), но суть их сводится к одному: Вы записываете то, чем занимаетесь в течение всего дня, а потом анализируете свои временные затраты. Вы увидите, сколько времени проведено с пользой для себя, а сколько – потрачено впустую. Сможете найти и обезвредить свои самые злостные поглотители времени — хронофаги . А может вообще осознаете, что виной вашего частого отвлечения от намеченных целей, является вовсе не безответственность и распущенность, а то, что вам не нравится ваша работа или те задачи, которые приходится выполнять. И вы задумаете сменить род деятельности. Может этот простой способ станет началом вашей новой жизни.
  2. Оптимизация временных ресурсов. С одной стороны, это касается совмещения нескольких дел. Например, по дороге домой можно читать или слушать в формате аудиокниги профессиональную литературу, поднимая тем самым уровень своего мастерства. Или заниматься фитнесом и одновременно смотреть сериал или передачу по телевизору. С другой ­– речь здесь может идти о делегировании. Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности – поручите их другим людям. Например, вместо того, чтобы самостоятельно мыть машину, можно отвезти ее на автомойку. А за то время, пока ее моют, опять-таки – почитать или совершить необходимые телефонные звонки. Важно помнить: чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать. Еще один важный навык для экономии времени – умение говорить «нет». Говорите «нет» всему, что отбрасывает вас от достижения вашей цели; тем людям и делам, которые лишают вас временных и энергетических ресурсов, ничего не давая взамен.
  3. Планирование дня / недели / месяца. Считается, что если цель не записана на бумаге (в электронном ежедневнике), то она не существует. А заранее составленный список заданий и действий на 25% увеличивает продуктивность деятельности. Поэтому свои планы надо обязательно записывать. А чтобы они имели больше шансов на реализацию, их надо правильно формулировать. Во-первых, план записывается в виде цели. А цель правильно формулировать согласно принципу SMART (конкретная, измеримая, достижимая, актуальная, ограниченная во времени). Например, вам надо почистить пальто, и после работы путь домой лежит через химчистку. Тогда в соответствующей строке ежедневника должна появиться не надпись «химчистка», а куда более конкретная цель: сдать пальто в химчистку. Во-вторых, вы можете составлять свой план, используя инструменты наглядности (диаграммы, графики, карты и пр.). Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач. Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа. В-третьих, расставляйте приоритеты. Как и в прошлых частях, здесь есть несколько способов. Самый известный – матрица Эйзенхауэра, согласно которой текущие дела разделяются на 4 категории: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не очень важные; не важные и не срочные. Надо стараться не допускать переход важных дел в сектор срочных. В противном случае вам всегда придется работать в режиме аврала. В-четвертых, планируя свой день, оставляйте себе резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства. Чтобы они не смогли застать вас врасплох и перепутать все планы.
  4. Организация мотивации. Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют начинать день с самого сложного и неприятного дела из запланированных на сегодня. В терминологии Брайана Трейси это дело называется «лягушкой». Если «съесть лягушку на завтрак», то все остальные дела будут выполняться практически сами собой. Еще одни способ повысить свою мотивацию – уделять делу, которое не очень нравится, но при этом является нужным, всего 20 минут в день. Это отличный способ начать что-то делать, выработать у себя привычку и тем самым бороться со своей ленью. Ведь 20 минут это не так много. За это время можно вытерпеть любое действие, которое не хочется делать. Например, кто занимается спортом 20 минут в день, тому не стоит беспокоиться о своем здоровье. А кто уделяет 20 минут в день уборке своего дома, тому не стоит переживать о беспорядке.

Многие люди, изучая основы тайм-менеджмента, начинают испытывать сопротивление получаемым знаниям. Ошибочно полагая, что система планирования времени сделает из них заложников расписания, лишит их свободы и спонтанности. На самом деле это совсем не так.

Тайм-менеджмент дает большое количество инструментов для гибкого планирования. Они позволяют оперативно вносить изменения в первоначальный план, корректировать его, встраивать в меняющиеся условия без потери для эффективности и конечного результата.

Кроме того, основная задача тайм-менеджмента не заставить человека работать больше. А помочь быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами. Более того, выстраивая план на определенный период (день, месяц, год и пр.), необходимо закладывать в нем время на отдых. Причем, чем больше период, теми дольше отдых. Ведь когда вы отдыхаете, то набираетесь сил и более продуктивно работаете в будущие периоды. Без отдыха продуктивность может упасть настолько, что сделанное вами за большее время по объему будет меньше, чем, если бы вы меньше работали, своевременно отдыхая. К тому же, отдыхая в конце каждого периода, вы придаете ритмичность вашей работе, и сможете спокойно и взвешенно оценить сделанное вами ранее.

Анализируйте свой опыт, оглядываясь назад, делайте выводы на будущее. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению. Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется. Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Start typing and press Enter to search