Ошибки делегирования

Руководитель, отслеживающий все процессы, участвующий во всей цепочке принятия решений, а иногда и выполняющий определенные обязанности самостоятельно, как специалист, не только лишается возможности смотреть на бизнес-процессы «сверху», то есть более глобально. Однако разделять и передавать обязанности нужно грамотно, иначе есть риск попасть в ситуацию, когда вы не уменьшите собственную нагрузку, а лишь возьмете на себя лишние обязанности и ответственность за подчиненных.

Вот ошибки делегирования, которые чаще всего допускают руководители:

  1. Некачественная постановка задачи. Важно грамотно проинструктировать исполнителей, показать важность и значимость задачи, объяснить ожидаемые результаты, сроки, приоритеты и прочие нюансы. И также уточнить в конце, все ли понятно подчиненным, используя формулировку «Достаточно ли ясно я вам это объяснил(а)?».
  2. Неправильный выбор исполнителей. От этой ошибки никто не застрахован, однако соблюдение правил делегирования сведёт возможность и последствия этой ошибки к минимуму. Бывает, что начинающим руководителям страшно передавать задачи незнакомым людям, поэтому они нанимают знакомых, родственников, друзей. Кажется, что знакомый человек лучше поймет задачи, с ним проще общаться и легче контролировать результат. Некоторые руководители назначают знакомых на хорошие должности из благодарности за прошлые заслуги или поддержку в трудные времена. Такой подход верен, только если знакомый – отличный специалист в своем деле. Иначе он не справится с работой, компания понесет убытки, а вам будет сложно критиковать его. Выбирая исполнителя, ориентируйтесь в первую очередь на его знания, умения и навыки. Распределяйте задачи с учетом занятости сотрудников и их уровня. Сложные задачи – тем, кто компетентнее, срочные – тем, кто сейчас свободен.
  3. Фиктивное делегирование. Ситуация, когда руководитель отдает только самые простые, мелкие задачи, а сам берет на себя основную деятельность. Это лишь призрак делегирования, ведь таким образом вы не снимаете с себя задачи, а только увеличиваете ответственность за работу других. Более того, такой подход разрушителен для коллектива – сотрудники не чувствуют своей ценности и не осознают важность выполняемой ими работы, команда не развивается и делает только то, что уже умеет. В итоге сотрудники, желающие развиваться, уходят, и в команде остаются только те люди, которые могут выносить однотипную рутину лёгких задач.
  4. Делегирование того, что нельзя делегировать. Некоторые задачи в принципе не делегируют подчиненным. Например, стратегические решения, выбор работников на ключевые должности. У сотрудников нет компетенции, чтобы их выполнить. Кроме этого не передают задачи с высокой степенью риска и очень срочные задачи, в которых срыв сроков приведет к серьезным убыткам или другим последствиям.
  5. Слишком большой объём задач. Ситуация, когда руководитель перегружает людей задачами, не понимая их предела. Как правило, это происходит из-за того, что руководитель плохо представляет, насколько загружены люди и сколько времени уходит на выполнение задач. Или же он не готов говорить «нет» вышестоящему руководству. Важно понимать, если команда всё время перегружена, то рано или поздно люди выгорят. Они потеряют веру в то, что перегруз когда-нибудь закончится, и будут прикладывать как можно меньше усилий. Не нужно ждать, пока люди начнут говорить, что они перегружены, – попробуйте сами предугадать этот момент и беречь их дополнительные ресурсы.
  6. Избыточные проверки. Пожалуй, это самая большая проблема гиперответственных руководителей, которым психологически трудно отдать работу подчиненному специалисту. Доверие, как и всё в отношениях людей, формируется со временем и опытом. Если вы хотите, чтобы сотрудники сами приходили в те моменты, когда у них возникают трудности, не устраивайте разносы, а помогайте найти возможности для решения проблемы их собственными силами. А если вы столкнулись с тем, что человек не пришёл к вам в трудной ситуации, постарайтесь понять, почему он этого не сделал. Возможно, сотрудник хотел показать себя более самостоятельным.
  7. Отсутствие контроля. Ситуация, когда руководитель отдает задачу в работу и ждет хорошего результата. На выходе получает не то, что он хотел: сотрудник не понял задачи, что-то забыл, не уложился в срок. Чтобы избежать подобного исхода, контролируйте процесс выполнения работы: разбейте задачу на этапы, укажите сроки и проверяйте сделанное после завершения каждого этапа. Тогда вы сможете сразу исправлять ошибки. Промежуточный контроль повышает шансы на хороший результат и снижает риск срыва сроков.
  1. Несвоевременная постановка задачи. Все нужно делать вовремя и поручать задачи в том числе. Чаще всего руководители начинают «сбрасывать» задачи, когда видят, что сами не успевают. Или, наоборот, делегируют задачу сразу же, как получили ее от вышестоящего руководства, даже не разобравшись в нюансах. В итоге задачи выполнены некачественно. В первом случае – сотруднику нужно время, чтобы вникнуть в детали. Поэтому поручайте задачи сотрудникам заранее, чтобы они успели разобраться в вопросе и качественно сделать работу. Во втором случае – прежде чем делегировать задачу, ее нужно проанализировать (что делать? как делать? когда делать? чем делать), задать все необходимые вопросы и узнать всю необходимую информацию. В каждой, даже самой простой, задаче могут быть трудности, которые нужно предусмотреть до того, как с ними столкнется ваш подчиненный. И тем более, до того, как он начнет их решать на свое усмотрение.

Если вы узнали себя в одном из описаний, не отчаивайтесь. Любая методика управления требует практики. Прочитать и попробовать – это хороший первый шаг, но этого мало, чтобы решить уникальные для вашей позиции трудности. Решать возникающие сложности лучше всего вместе с опытным руководителем-ментором, узнавая у него, что и как вы делаете не так. Ваше рабочее место уникально (равно как и вы и ваша команда), и поэтому решение управленческих проблем – это последовательная аналитическая работа по адаптации опыта других руководителей к своим задачам.

Кроме того, важно немного расслабиться. Если у вас что-то не получается – это нормально. Освоение профессии руководителя – это длительный процесс, и большая часть людей, проходящих этот путь, время от времени испытывает трудности.

Start typing and press Enter to search